Zanim zaczniesz przyjmować w swoim punkcie handlowym płatności bezgotówkowe, musisz wybrać terminal płatniczy. Wybór odpowiedniego terminala płatniczego zależy od potrzeb firmy. Operatorzy płatności gotówkowych oferują wiele rodzajów terminali o różnych funkcjach. Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze terminala?

Rodzaje terminali płatniczych

Żebyś mógł wybrać terminal, który będzie najbardziej dostosowany do prowadzonej przez Ciebie działalności, musisz wcześniej poświęcić chwilę, żeby zrozumieć, jak działają terminale i jakie są ich rodzaje. Bardzo ułatwi Ci to późniejszą decyzję.

Terminal płatniczy jest urządzeniem, które umożliwia przeprowadzanie płatności bezgotówkowych. Terminale służą do komunikowania się z systemem rozliczeniowym, za pomocą którego rozliczana jest płatność mobilna albo transakcja dokonywana przy użyciu karty. Zasadniczo terminale dzieli się na cztery kategorie: stacjonarne (w tym przenośne), mobilne, mPOS i aplikacyjne.

• Terminale stacjonarne. Nazywane są również POS (ang. point of sale). To najpopularniejszy rodzaj terminali. Są one przeznaczone do użytku w jednym miejscu, wymagają one bowiem stałego podłączenia do źródła zasilania. Terminale stacjonarne mogą łączyć się z systemem rozliczeniowym za pomocą internetu (wtedy konieczne jest również podłączenie ich do routera) albo, rzadziej, za pomocą wbudowanego w nie modemu GPRS (modułu GSM), który wykorzystuje do transmisji danych sieci komórkowe. Do POS często dołączony jest PIN-pad, czyli niewielkie urządzenie wyposażone w klawiaturę, które umożliwia klientowi użycie karty i wprowadzenie kodu PIN bez sięgania do samego terminala.
• Terminale przenośne (bezprzewodowe). Niekiedy terminal składa się z dwóch części. Jedną z nich jest baza dokująca, z którą poprzez bluetooth lub wifi komunikuje się druga, czyli czytnik kart płatniczych z wbudowaną klawiaturą, na której sprzedający wprowadza kwotę transakcji, a klient zatwierdza ją kodem PIN. Takie terminale nazywa się przenośnymi (albo bezprzewodowymi). Posiadają one swoją własną, niewielką baterię. Umożliwia to przemieszczanie ich wszędzie tam, gdzie dociera zasięg sieci łączącej je z bazą dokującą – czyli zazwyczaj nie dalej niż kilkadziesiąt metrów. Terminale przenośne nie wymagają podłączania PIN-pada: klienci mogą wprowadzać kod PIN bezpośrednio na klawiaturze urządzenia.
• Terminale mobilne. Inną kategorią terminali są terminale mobilne. Nie należy mylić ich z terminalami przenośnymi. Użytkowanie terminali mobilnych nie jest ograniczone do jednego miejsca. Posiadają one bardziej wytrzymałą baterię i komunikują się z systemem rozliczeniowym dzięki połączeniu internetowemu albo za pomocą wbudowanego modułu GSM. Dzięki temu terminale mobilne pozwalają na realizację płatności w dowolnym miejscu, które jest objęte zasięgiem operatora GSM lub można w nim połączyć się z internetem. Trzeba jednak pamiętać, że korzystanie z terminali mobilnych z modułem GSM wiąże się z ponoszeniem kosztu karty SIM.
• Terminale mPOS. Są to niewielkie czytniki kart płatniczych, które terminalem stają się dopiero dzięki połączeniu z urządzeniem mobilnym (czyli smartfonem lub tabletem). Mają bardzo dużo zalet – ze wszystkich terminali są nie tylko najbardziej poręczne (z powodu kieszonkowego wręcz rozmiaru), ale i najtańsze w użytkowaniu (nie trzeba ponosić kosztu karty SIM, terminal korzysta bowiem z karty telefonu, a do tego kupuje się je od operatora na własność, nie trzeba więc ponosić comiesięcznych kosztów dzierżawy). Łatwo jest też w przypadku korzystania z terminali mPOS wycofać się z umowy z operatorem. Z drugiej jednak strony, mPOS-y nie oferują żadnych usług dodatkowych, na których mógłbyś zarabiać i zazwyczaj operatorzy, którzy je oferują, pobierają nieco wyższe stawki za obsługę płatności.
• Terminale aplikacyjne. Rozwój technologii sprawia, że urządzenia, których używają ludzie, przejmują coraz więcej różnych funkcji. Smartfony nie służą już tylko do kontaktowania się z innymi – zastąpiły kalendarze, budziki i aparaty fotograficzne. Już dzisiaj terminalem płatniczym może stać się urządzenie mobilne, czyli smartfon lub tablet, o ile posiada ono zainstalowaną specjalną aplikację dostarczoną przez operatora – dlatego też nazywa się je terminalami aplikacyjnymi. Dopiero wchodzą one na rynek i nie posiadają jeszcze wielu funkcjonalności dostępnych w tradycyjnych terminalach. Być może w przyszłości terminale aplikacyjne w pełni zastąpią terminale płatnicze w obecnej formie. Jaki terminal płatniczy wybrać?

Poszczególne kategorie terminali płatniczych znacznie się między sobą różnią. Cechy poszczególnych rodzajów terminali mogą być zaletami albo wadami, zależnie od tego, jaką działalność prowadzisz. Nie ma terminala uniwersalnego, który sprawdzi się równie dobrze w każdym biznesie.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze terminala płatniczego?

• Miejsce przyjmowania płatności od klienta. Kluczowa dla wyboru terminala jest odpowiedź na pytanie, gdzie zazwyczaj w prowadzonym przez Ciebie punkcie przyjmuje się zapłatę od klienta: przy kasie, w obrębie lokalu, czy też poza nim.
• Płatność przy kasie. Jeśli prowadzisz niewielki sklep albo punkt usługowy, taki jak np. zakład fotograficzny lub salon fryzjerski, wystarczający będzie dla niej terminal stacjonarny. W takich bowiem miejscach klient dokonuje zapłaty przy kasie, nie ma zatem potrzeby przemieszczania terminala.
• Płatność w obrębie lokalu. Z inną sytuacją będziemy mieć do czynienia w punktach gastronomicznych i hotelarskich. Dla przykładu – w restauracji klient płaci zazwyczaj przy stoliku, a w sezonie stolik ten może znajdować się w przy restauracyjnym ogródku. Dla takich miejsc najkorzystniejszy będzie wybór terminala przenośnego bądź mobilnego, pozwalają one bowiem na wygodne przemieszczenie i przeprowadzenie transakcji przy stoliku. Podobnie ma się sprawa z hotelem – jeśli wybierzesz terminal stacjonarny, goście będą mogli zrealizować płatność jedynie w miejscu, w którym umieścisz terminal (np. na recepcji). Jeśli zaś wyposażysz hotel w terminale przenośne, wprowadzisz większą elastyczność: goście będą mogli dokonać płatności w różnych miejscach, np. w swoich pokojach.
• Płatność poza lokalem. Jeżeli w działalności, którą prowadzisz, kontakt z klientem odbywa się poza lokalem (tak jest w przypadku np. przewozów kurierskich, usług taksówkarskich, dostawie posiłków czy przedstawicielstwie handlowym w terenie), najrozsądniej będzie wyposażyć się w niezależne terminale mobilne lub mPOS, które można używać w dowolnym miejscu, o ile tylko zapewnia się im dostęp do sieci komórkowej (przy terminalach mobilnych) albo smartfonu (przy mPOS).
• Sposób łączności terminala stacjonarnego. Przy wyborze terminala stacjonarnego powinieneś zastanowić się, w jaki sposób będzie on łączył się z systemem rozliczeniowo-autoryzacyjnym: przy pomocy internetu czy sieci komórkowej. Warto pamiętać, że przy komunikacji internetowej autoryzacja przebiega szybciej, co może mieć znaczenie, gdy prowadzisz biznes, w którym szybkość obsługi jest jednym z czynników decydujących o zadowoleniu klienta.
• Warunki lokalowe przy terminalu stacjonarnym. Aby POS mógł swobodnie łączyć się z systemem rozliczeniowym za pomocą internetu, w punkcie, w którym się znajdzie, musi być zapewnione stałe łącze lub sieć wifi. Przy przerwach w dostawie internetu, spowodowanych np. awarią routera, przeprowadzanie transakcji przy użyciu karty będzie niemożliwe. Decydując się na terminal stacjonarny łączący się z systemem poprzez moduł GPS trzeba sprawdzić stan sieci komórkowej w miejscu, w jakim będzie się on znajdował. Problemy z połączeniem mogą wystąpić wtedy, gdy terminal umiejscowiony będzie w pomieszczeniu znajdującym się pod ziemią albo między grubymi murami.
• Obecność drukarki do drukowania potwierdzeń. W drukarki wyposażone są jedynie terminale stacjonarne. To oznacza, że przy dokonaniu transakcji za pomocą terminala mobilnego albo mPOS nie jest możliwe wydrukowanie jej potwierdzenia. Może stanowić to problem dla wielu klientów, dla których potwierdzenie jest formą zabezpieczenia. Pozwala im ono bowiem dochodzić swoich praw w przypadku ewentualnych nieprawidłowości związanych z rozliczeniem transakcji, np. gdy kwota wprowadzona do terminala różni się od kwoty rzeczywiście należnej do zapłacenia.
• Zintegrowanie z kasą fiskalną. Terminal POS można zintegrować z kasą fiskalną, o ile model terminala i kasy dopuszczają taką funkcjonalność. W przypadku integracji kwota, jaka wyświetla się na kasie, automatycznie zostaje przetransferowana do terminala i nie trzeba odrębnie jej wprowadzać. Nowoczesne urządzenia płatnicze łączące w sobie cechy terminala płatniczego, kasy fiskalnej i drukarki nazywa się często kasoterminalami. Mogą być one przydatne zwłaszcza w punktach handlowo-usługowych.
• Obecność PIN-pada. Przy wyborze terminala stacjonarnego warto wyposażyć się również w PIN-pady. To niewielkie urządzenia połączone z terminalem stacjonarnym za pomocą kabla. Bardzo poprawiają one komfort użytkowania terminala przez klientów – nie muszą oni nachylać się podawanego przez pracownika terminala POS ukrytego przy kasie fiskalnej, mogą za to wygodnie podnieść sobie PIN-pad z lady i przy jego pomocy zrealizować płatność. Terminale tego typu są bardzo przydatne w stacjonarnych punktach sprzedaży niezależnie od ich wielkości – sprawdzą się zarówno w wielkich marketach, jak i malutkich kioskach. Warto pamiętać, że terminale przenośne nie wymagają podłączania PIN-pada.
• Kolor wyświetlacza. Ekrany na terminalach i PIN-padach mogą być kolorowe lub monochromatyczne. Kolorowy ekran jest przyjemniejszy w odbiorze, poprawia jakość obsługi klienta, pozwala też na wyświetlanie dodatkowych grafik i animacji. Z drugiej strony prowadzi on jednak do szybszego rozładowania się terminala.
• Rozmiar i bateria terminala mobilnego. Jeśli zdecydujesz się na wybór terminala mobilnego, musisz szczególną uwagę zwrócić na jego rozmiar, który powinien być możliwie poręczny – oraz na wytrzymałość baterii, która powinna pozwalać na długie godziny pracy bez ładowania.
• Sprzedaż samoobsługowa. W branżach, w których często klient obsługuje się samodzielnie (np. na stacjach paliw albo przy sprzedaży samoobsługowej w dużych sklepach lub fast foodach) sens może mieć instalacja terminali samoobsługowych, które nie wymagają obecności pracownika. Istnieją dwa typy terminali samoobsługowych: jednomodułowe, umożliwiające wyłącznie płatności zbliżeniowe, i trójmodułowe, akceptujące wszystkie rodzaje płatności.
• Jeśli prowadzisz punkt, w którym – na przykład z racji lokalizacji w centrum zabytkowego turystycznego miasta – często obsługiwać będziesz klientów zagranicznych, warto, żeby Twój terminal obsługiwał nie tylko karty najważniejszych organizacji płatniczych, ale i karty innych organizacji, takich jak American Express czy Diners Club. W Polsce mają one znaczenie marginalne, ale za granicą posiadają one większe udziały w rynku.
• Ilość terminali. Jeśli prowadzisz niewielki punkt sprzedaży, zatrudniający jedną osobę, jeden terminal będzie w zupełności wystarczający. Jeśli prowadzisz duży sklep spożywczy z kilkoma kasami, najlepiej będzie umieścić po jednym terminalu przy każdej kasie. Podobnie, gdy jesteś właścicielami restauracji – lepiej, żeby terminali było kilka, dzięki czemu równocześnie kilku kelnerów będzie mogło je ze sobą nosić do klientów przy różnych stolikach.

Podsumowanie

Na rynku dostępne są dziesiątki ofert operatorów, proponujących przedsiębiorcom wprowadzenie obsługi płatności bezgotówkowych. Zastanawiając się, jaki terminal płatniczy najlepiej sprawdzi się w prowadzonym przez Ciebie biznesie, musisz koniecznie zadać sobie pytania przedstawione powyżej. Pozwoli Ci to najlepiej ocenić swoje własne potrzeby. Będą one inne wtedy, gdy jesteś właścicielem małego osiedlowego sklepiku, a zupełnie inne wtedy, gdy prowadzisz restaurację w modnym mieście odwiedzanym przez turystów z całego świata.

Zidentyfikowanie swoich potrzeb bardzo usprawnia proces kontaktowania się z operatorami i wybierania najlepszej dla siebie oferty. Pozwala także uniknąć wielu niepotrzebnych kosztów, które pojawiają się, gdy zawrze się umowę niedostosowaną do prowadzonej przez nas działalności.